Aviso de Privacidad al Usuario

NOMMY PEOPLE & PAYROLL TECHNOLOGIES S.A.P.I. DE C.V. (en adelante, la “Responsable” o la “Empresa”), conocida comercialmente como NOMMY RH, con domicilio en C. Nelson 224, Vallarta Norte., 44690 Guadalajara, Jal., es responsable del tratamiento de los datos personales de sus colaboradoras y colaboradores en los términos de este Aviso de Privacidad.

Para todo lo relacionado con este aviso, la Empresa ha designado a su departamento de protección de datos con correo electrónico legal@nommy.mx y teléfono: 33 2349 9110.

La aplicación NOMMY RH es un servicio tecnológico provisto por NOMMY PEOPLE & PAYROLL TECHNOLOGIES S.A.P.I. DE C.V. (“NOMMY RH”), contratado por la Empresa. NOMMY RH actúa como encargada del tratamiento: trata los datos personales únicamente por cuenta y conforme a las instrucciones de la Empresa, guarda confidencialidad y no utiliza los datos para fines propios, de acuerdo con el contrato de prestación de servicios y la LFPDPPP.

Nota de alcance: este aviso describe el tratamiento de datos realizado tanto por la aplicación móvil como por la plataforma administrativa (web) de NOMMY RH utilizada por el área de Recursos Humanos de la Empresa. Cuando un dato se trata únicamente en la plataforma administrativa y no es accesible ni visible desde la aplicación móvil, se indica expresamente en la categoría correspondiente.

A través de la Aplicación y de los procesos internos de la Empresa se tratan las siguientes categorías de datos personales:

• Identificación y contacto: nombre completo, fotografía, CURP, RFC, Número de Seguridad Social, fecha de nacimiento, correo electrónico institucional y/o personal, teléfono y domicilio.
• Laborales: número de colaboradores, puesto, área, superior jerárquico, fecha de ingreso, jornada, turno, horario y centro de trabajo.
• Asistencia: registros de entrada y salida con fecha y hora, retardos, faltas, incidencias y dispositivo desde el que se registra.
• Geolocalización: coordenadas del dispositivo captadas únicamente al momento de registrar la entrada o la salida, con el fin de verificar que el registro se realiza desde ubicaciones o radio permitido por la empresa contratante del servicio. La Aplicación no rastrea la ubicación de manera continua ni fuera del acto de registro.
• Patrimoniales y financieros: salario, percepciones, deducciones, cuenta CLABE e institución bancaria para la dispersión de nómina. Estos datos bancarios se procesan y resguardan en la plataforma administrativa de nómina, y no se capturan, muestran ni almacenan dentro de la aplicación móvil. Los recibos de nómina (CFDI), en cambio, sí se ponen a su disposición dentro de la Aplicación.
• Vacaciones y ausencias: saldos y solicitudes de vacaciones, permisos e incidencias. Si se registran incapacidades, éstas pueden revelar datos de salud, que tienen el carácter de sensibles.
• Evaluaciones: respuestas a evaluaciones, encuestas y cuestionarios asignados por el área de Recursos Humanos, incluidas, en su caso, las requeridas por disposiciones legales como la NOM-035-STPS-2018.
• Autenticación biométrica del dispositivo: la Aplicación puede solicitar la autenticación biométrica que usted ya tiene configurada en su propio teléfono (Face ID o huella dactilar) para confirmar su identidad al iniciar sesión y/o al registrar asistencia. Esta verificación la realiza el sistema operativo del dispositivo, que únicamente informa a la Aplicación si la verificación fue exitosa o no. Ni la Empresa ni Nommy RH reciben, almacenan o transmiten su rostro, su huella dactilar ni ninguna otra plantilla biométrica; estos datos nunca salen de su dispositivo.
• Datos técnicos: identificadores del dispositivo, dirección IP, sistema operativo, versión de la Aplicación y bitácoras de uso, con fines de seguridad y soporte.

La Aplicación no recolecta, almacena ni trata datos biométricos (plantillas de rostro o huella dactilar): la autenticación biométrica descrita en la sección 3 la realiza exclusivamente el sistema operativo del dispositivo del colaborador, sin que la Empresa ni NOMMY RH tengan acceso a esa información. Por esta razón, dicha autenticación no constituye un dato personal sensible en los términos de la LFPDPPP y no está sujeta al requisito de consentimiento expreso y por escrito. En todo caso, usted puede optar por no utilizar la autenticación biométrica de su dispositivo y continuar iniciando sesión y registrando su asistencia con su usuario y contraseña, sin que ello afecte su relación de trabajo.

Los datos personales se tratarán para las siguientes finalidades, necesarias para la relación jurídica entre usted y la Empresa:

• Crear y administrar su cuenta de usuario en la Aplicación y autenticar su identidad.
• Registrar y controlar su asistencia, jornada, retardos, faltas e incidencias.
• Calcular y timbrar la nómina así como generar y poner a su disposición sus recibos de nómina (CFDI).
• Recibir, gestionar y resolver sus solicitudes de vacaciones, permisos e incapacidades.
• Aplicar y dar seguimiento a las evaluaciones, encuestas y cuestionarios asignados por Recursos Humanos, incluidos los exigidos por la normatividad laboral.
• Verificar su identidad mediante la autenticación biométrica de su propio dispositivo (Face ID o huella) al iniciar sesión y/o registrar asistencia, sin que la Empresa o la Aplicación reciban, almacenen o transmitan sus datos biométricos.
• Cumplir las obligaciones de la Empresa en materia laboral, fiscal y de seguridad social (entre otras, Ley Federal del Trabajo, Código Fiscal de la Federación, Ley del Seguro Social y Ley del INFONAVIT).
• Mantener la seguridad de la información, prevenir fraudes y usos no autorizados, y brindarle soporte técnico.
• Atender requerimientos debidamente fundados y motivados de autoridades competentes.

De manera adicional, y solo si usted no manifiesta su negativa, sus datos se utilizarán para:

1. Mostrar su nombre, fotografía y fecha de cumpleaños (día y mes, sin año) a las personas integrantes de su equipo dentro de la Aplicación, con fines de integración.
2. Enviarle felicitaciones, reconocimientos y comunicaciones internas de integración y bienestar.
3. Invitarle a participar en encuestas de clima laboral y actividades internas de carácter voluntario.
4. Elaborar estadísticas y reportes internos sobre el uso de la Aplicación.
5. Conocer las novedades que tiene la empresa para el beneficio de los usuarios, guías informativas, descuentos del mes, entre otros comunicados que son de utilidad para el fortalecimiento de la comunicación interna de la organización.

Salvo los casos de excepción previstos en la LFPDPPP, el tratamiento de sus datos personales estará sujeto a su consentimiento. Como regla general, se entenderá que usted consiente tácitamente el tratamiento de sus datos no sensibles cuando, habiéndo puesto a su disposición este aviso, no manifieste oposición. Tratándose de datos sensibles (datos de salud) y de datos financieros o patrimoniales, la Empresa recabará su consentimiento expreso y, en el caso de los sensibles, expreso y por escrito, conforme a la sección 4.

La aceptación registrada dentro de la Aplicación (casillas de aceptación con fecha, hora y usuario) constituirá constancia del consentimiento otorgado, la cual quedará resguardada en las bitácoras del sistema.

La Empresa remite datos personales a encargados que los tratan por su cuenta y bajo sus instrucciones, entre ellos:

Estas transferencias internacionales se realizan al amparo de contratos que obligan a dichos proveedores a mantener la confidencialidad y las medidas de seguridad aplicables, conforme a la LFPDPPP. Los servidores de estos proveedores se encuentran en los Estados Unidos de América.

Asimismo, la Empresa podrá transferir datos personales, sin que se requiera su consentimiento en los casos previstos por la LFPDPPP, a: autoridades laborales, fiscales y de seguridad social (IMSS, SAT, INFONAVIT, STPS, entre otras) para el cumplimiento de obligaciones legales; e instituciones bancarias para la dispersión de la nómina.

Usted o su representante legal pueden ejercer en cualquier momento los derechos de Acceso (conocer qué datos suyos se tratan y las condiciones de su tratamiento), Rectificación (corregir datos inexactos o incompletos), Cancelación (solicitar la supresión de los datos cuando resulte procedente) y Oposición (oponerse al tratamiento para fines específicos).

La solicitud deberá presentarse ante el departamento de Recursos Humanos al cual contrató el servicio de NOMMY RH y en el correo electrónico de la empresa contratante, y contener al menos:

1. Nombre del titular y medio para comunicarle la respuesta.
2. Documentos que acrediten su identidad o la personalidad de su representante.
3. Descripción clara y precisa de los datos respecto de los que se busca ejercer el derecho.
4. Cualquier elemento que facilite la localización de los datos.

La Empresa comunicará la determinación adoptada en un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud y, de resultar procedente, la hará efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes, en términos de la LFPDPPP. Los plazos podrán ampliarse por una sola vez cuando la ley así lo permita. El ejercicio de estos derechos es gratuito, salvo los costos justificados de reproducción o envío previstos en la ley.

Usted puede revocar el consentimiento otorgado siguiendo el mismo procedimiento y medios señalados para el ejercicio de los derechos ARCO. La revocación surtirá efectos hacia el futuro y no tendrá efectos retroactivos; asimismo, no procederá cuando el tratamiento sea necesario para cumplir obligaciones derivadas de la relación laboral o exigidas por ley.

Tratándose de la autenticación biométrica de su dispositivo, usted puede dejar de utilizarla en cualquier momento desde la configuración de su propio teléfono o de la Aplicación, y continuar iniciando sesión y registrando su asistencia con su usuario y contraseña, sin que sea necesario revocar consentimiento alguno, pues la Empresa y NOMMY RH no tratan dichos datos.

Además de los derechos ARCO, usted puede limitar el uso o divulgación de sus datos personales solicitando su inscripción en el listado de exclusión interno de la Empresa, escribiendo al correo de la empresa en la cual el usuario trabaja, junto con sus datos personales nombre completo y teléfono.

Los datos personales se conservarán durante la vigencia de la relación laboral que tenga con la empresa que le contrata; una vez concluida, por los plazos exigidos por la legislación laboral, fiscal y de seguridad social aplicable, hasta por 12 meses adicionales. Transcurridos dichos plazos, los datos serán bloqueados y posteriormente suprimidos de manera segura.

Los datos de salud derivados de incapacidades, por tratarse de datos sensibles, serán suprimidos de forma segura tan pronto dejen de ser necesarios para las finalidades que motivaron su tratamiento, salvo obligación legal de conservación en contrario.

La Empresa contratante de la aplicación y NOMMY RH han implementado medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger sus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento no autorizados, incluyendo:

• Cifrado de contraseñas mediante funciones irreversibles, de modo que no se almacenan en texto claro.
• Cifrado de las comunicaciones en tránsito mediante protocolos TLS/HTTPS.
• Autenticación de usuarios con credenciales individuales y tokens de sesión firmados, transmitidos en cookies restringidas al servidor y a canales seguros.
• Control de accesos basado en perfiles diferenciados (colaborador, administrador de empresa y administrador del corporativo) con segregación lógica de la información de cada empresa.
• Límite de intentos y caducidad de los enlaces de recuperación de contraseña.
• Bitácoras que registran qué usuario creó, modificó o eliminó cada registro, con fecha y hora.

En caso de una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa sus derechos, la Empresa se lo notificará conforme a la LFPDPPP.

La Aplicación utiliza cookies estrictamente necesarias para el inicio y mantenimiento de su sesión y para la seguridad del acceso. Si usted habilita las notificaciones, la Aplicación registra además el identificador que asigna a su equipo el servicio de notificaciones push de Google (Firebase Cloud Messaging), con la única finalidad de entregarle avisos relacionados con su relación laboral. La Aplicación no utiliza cookies ni tecnologías de publicidad, perfilamiento o analítica de terceros.

Las cookies de sesión son indispensables para el funcionamiento de la Aplicación y no pueden deshabilitarse sin perder el acceso a ella; usted puede eliminarlas en cualquier momento borrando los datos del sitio o de la Aplicación desde la configuración de su navegador o dispositivo, lo que cerrará su sesión. Las notificaciones push puede deshabilitarlas desde la configuración de notificaciones de su dispositivo, en el entendido de que dejará de recibir los avisos que la Aplicación le envíe.

La Empresa podrá modificar este aviso para atender cambios legales, internos o de la Aplicación. Toda modificación se comunicará mediante un comunicado publicado en la propia Aplicación, disponible en la sección de comunicados y visible al ingresar a su cuenta, acompañado —cuando usted tenga habilitadas las notificaciones— de un aviso en su dispositivo; adicionalmente, cuando la Empresa cuente con su correo electrónico registrado, la comunicación podrá enviarse también por ese medio. En todos los casos se indicará la fecha de la nueva versión. Cuando los cambios impliquen nuevas finalidades que requieran consentimiento, éste se recabará antes de iniciar el nuevo tratamiento.

Si usted considera que su derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puede acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad competente en la materia conforme a la LFPDPPP vigente (funciones anteriormente a cargo del INAI).

Manifiesto que se puso a mi disposición el presente Aviso de Privacidad, que conozco su contenido y alcance, y que otorgo mi consentimiento en los términos siguientes:

Si usted desea solicitar la eliminación de su cuenta y de los datos personales asociados a ella dentro de la Aplicación, deberá dirigir su solicitud al departamento de Recursos Humanos de la empresa para la que presta o prestó sus servicios (la Empresa contratante del servicio de NOMMY RH), quien la tramitará ante Nommy RH para su atención.